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Processo de vendas estruturado: por que é fundamental ter e como avaliar se sua empresa tem um?

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processo de vendas estruturado

O que você vai ler no post: ter um processo de vendas estruturado é importante para aproveitar melhor os recursos que você tem à disposição de sua empresa e, dessa forma, lucrar mais. Essa otimização se concretiza a partir do aumento da taxa de conversão de oportunidades em vendas de seu time comercial. Muitos gestores não têm a noção clara da importância de um processo de vendas estruturado e outros não sabem identificar se sua empresa tem processos adequados. Falamos no post sobre quais informações você pode mapear para analisar se é possível melhorar o desempenho de seu time de vendas e o que fazer caso você não tenha um processo de vendas estruturado. 

 

Fazer mais com menos e buscar constantes melhorias nos resultados de uma empresa é a máxima de qualquer gestor que queira ter sucesso nos negócios. Nesse sentido, quando o assunto é processo de vendas, em geral é possível seguir dois caminhos para buscar mais receitas e lucro: 1) aumentar a quantidade de oportunidades para que o número de fechamentos cresça proporcionalmente; ou 2) otimizar a taxa de conversão de oportunidades em vendas para conseguir mais clientes sem necessariamente aumentar as propostas em negociação.

A segunda opção só é possível com um processo de vendas estruturado. Porém, o que muitos gestores não percebem quando escolhem apenas o primeiro caminho, é que ele pode não ser suficiente, ou demandar um esforço muito grande, caso o segundo não seja percorrido. Em muitos casos só gerar mais oportunidades não é suficiente, sem que se esteja atento à otimização da etapa de venda.

Há empresas que convertem muitos leads, mas poucos deles se transformam em vendas. Várias vezes essa situação resulta, inclusive, em questionamentos sobre o retorno financeiro das ações que estão sendo feitas para captação desses leads. Uma hipótese para a baixa taxa de conversão pode ser o fato de as oportunidades encaminhadas para o time de vendas não terem a qualificação necessária.

Porém, em inúmeros exemplos, mesmo com leads qualificados solicitando orçamento, as vendas não acontecem. Nesse cenário, a melhor solução certamente não será buscar mais potenciais clientes, mas trabalhar melhor aqueles que chegam. Se sua conversão de oportunidades em vendas é menor que a média do mercado em seu segmento, é bem possível que seu problema não seja a qualificação dos leads e que você tenha bastante margem para melhorar o desempenho de sua equipe.

Imagine que uma empresa precisa de 20 oportunidades para conseguir um cliente. Nessa situação, a taxa de conversão é de 5%. Para dois clientes, ela precisaria enviar 40 propostas. Sendo assim, avalie: a energia empregada nas ações para fechar dois contratos será maior se a empresa tiver que dobrar a quantidade de negociações de 20 para 40, ou seria mais fácil e produtivo ajustar o processo de vendas para que, das 20 propostas iniciais, sejam fechadas duas e não apenas uma?

Na segunda opção, a taxa passaria de 5% para 10%. Essa é a importância de ter um processo de vendas estruturado: aproveitar melhor os recursos de sua empresa e alcançar mais resultados com menos esforços. Por mais que pareça óbvio, essa relação custo/benefício da otimização da taxa de conversão por meio de um processo estruturado de vendas precisa ser esclarecida!

Em minha experiência como Customer Success na Tekoa já conversei com vários proprietários e gestores de empresas que não tinham clara a noção de que precisavam melhorar seus processos de vendas. Mesmo com o trabalho de marketing gerando muitas oportunidades qualificadas, as equipes dessas empresas não fechavam a quantidade de contratos suficiente para ter um bom retorno dos investimentos.

 

Como saber se sua empresa tem um processo de vendas estruturado?

Algumas vezes o empreendedor até sabe que precisa ter um processo de vendas estruturado, mas não sabe avaliar se a sua empresa tem um. O primeiro passo para essa análise é fazer um levantamento de informações:

1) Como os leads chegam ao seu time comercial? Site, eventos, networking e indicações? Suas estratégias de marketing estão alinhadas com o time de vendas para ter o melhor aproveitamento de geração de leads em cada canal?

2) Como é registrado o histórico desse lead, a partir do primeiro contato dele com sua empresa? Você utiliza uma ferramenta de CRM? Utiliza planilhas? Ou não tem registros e controle desse histórico?

3) Como é feito o primeiro contato do comercial com o lead? Telefone, e-mail, Whatsapp?

4) Quais as etapas do seu processo de vendas?
Exemplo: primeiro contato → envio de proposta → follow up → encaminhamento de fechamento ou perdido.

5) Qual o tempo médio de cada uma das etapas?

6) Se o lead passa por todas as etapas, mas não fecha venda, qual o caminho dele depois de perdida a oportunidade? Você possui algum tipo de nutrição para tentar retomar leads que têm potencial de compra, mas não estavam no momento ideal quando foram abordados?

7) A equipe de vendas dá feedback para o time de marketing, com as oportunidades que fecharam negócio, para que esse perfil de cliente seja utilizado como referência na busca de novos leads, cada vez mais qualificados?

8) Os vendedores do seu time passam por algum treinamento? Eles possuem material de apoio para enviar aos leads?

9) Como o trabalho dos vendedores é monitorado/acompanhado? Você possui alguma ferramenta para gravação das ligações realizadas, discador automático que otimiza o tempo dos vendedores ou registro de disparos de e-mails?

10) Você possui KPIs e metas definidas para acompanhamento do trabalho de vendas?

Se você teve dificuldades para responder às perguntas acima há fortes indícios de que você não tenha um processo de vendas estruturado em sua empresa. Na quarta questão, por exemplo, se você não sabe exatamente qual caminho um lead percorre a partir do momento que começa uma negociação de compra de seu produto, certamente você precisa rever o trabalho de sua equipe de vendas.

Será que todos os vendedores estão retomando os contatos com potenciais clientes mais de uma vez, ou desistem na primeira negativa que recebem? Grande parte do sucesso no fechamento de um contrato vem da insistência do vendedor. Porém a abordagem ao lead precisa soar agradável, e não de um jeito que dê a entender que o vendedor está desesperado e quer fechar negócio a qualquer custo!

Se você sabe quais as etapas do seu processo de vendas, mas não monitora nem mensura, também corre o risco de que cada vendedor execute as ações de um jeito diferente. Não que a equipe não possa ter liberdade para personalizar o trabalho. Muito ao contrário, o time deve ter abertura para sugerir melhorias. Porém é preciso ter um mínimo de padronização, além de aproveitar as melhores práticas dos vendedores que alcançam maiores resultados para otimizar o trabalho dos colegas.

 

Não tenho um processo de vendas estruturado, e agora?

Se você parou para analisar o trabalho de sua equipe e identificou que não tem um processo de vendas estruturado ou que há espaço para melhorias no desempenho de seu time comercial, é preciso montar um plano para organizar a etapa de vendas de sua empresa.

Esse plano deve passar pelas seguintes fases:

1) Elaborar o processo de vendas, definindo claramente: quais as etapas, quantas vezes o lead será abordado, quanto tempo esperar entre uma abordagem e outra, quais canais serão utilizados nessas abordagens (exemplo: primeiro telefone, depois e-mail, depois whatsapp, e-mail novamente…), qual será o tom da abordagem.

2) Definição, configuração e integração das ferramentas: quais você precisará contratar para fazer o processo de vendas e como ajustá-las? Exemplo: CRM e software de monitoramento de ligações telefônicas configurados e integrados para trocarem informações entre si para que você não perca dados ao longo do processo.

3) Definição das metas para o time. Exemplos: número de ligações a serem realizadas por vendedor, número de propostas enviadas/reuniões marcadas por vendedor, quantidade de fechamentos por vendedor.

4) Definição do responsável pelo acompanhamento do trabalho para medir resultados e aprimorá-lo constante.

Os detalhes de cada uma das etapas devem ser customizados conforme a realidade da empresa, então o ideal é contar com uma consultoria especializada ou empresa parceira que ajude você a montar e/ou monitorar seu processo estruturado de vendas. Após esse trabalho, você certamente conseguirá otimizar sua taxa de conversão de oportunidades em vendas e irá lucrar mais.

A Tekoa pode ajudar sua empresa a estruturar seu processo de vendas. Entre em contato e converse com um de nossos consultores.

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